Você já participou de uma reunião virtual em que um “robô”, assistente automático ou recurso de Inteligência Artificial entrou para fazer anotações, gravar ou gerar resumo da conversa?
Para orientar o uso seguro dessas soluções na Universidade, a Detic publicou a Instrução Normativa Detic nº 01/2026 e seu Guia Operacional Complementar, que estabelecem regras para o uso de soluções de transcrição, gravação automatizada, sumarização e análise de reuniões no âmbito da Unicamp.
As orientações têm como objetivo proteger a privacidade dos participantes, preservar dados pessoais e dados pessoais sensíveis, reduzir riscos de vazamento de informações institucionais e assegurar o uso responsável de recursos de Inteligência Artificial em conformidade com a LGPD e com as normas da Universidade.
Quais são as soluções institucionais disponíveis?
Atualmente, as soluções institucionais disponíveis são:
Google Workspace da Unicamp, por meio da funcionalidade de gravação e transcrição de reuniões no ambiente institucional, quando habilitada conforme as regras aplicáveis.
CACia — Plataforma de IA da Unicamp, que permite o upload de arquivos de áudio ou vídeo de reuniões para realização de transcrição automática e, após a transcrição, possibilita a geração de ata, resumo ou a aplicação de outras funcionalidades disponíveis na plataforma.
O uso dessas soluções deve observar a finalidade institucional, a ciência dos participantes, a classificação da reunião, as regras de armazenamento, acesso, compartilhamento, retenção, descarte e revisão humana previstas na IN e no Guia Operacional Complementar.
O que você precisa saber para o dia a dia?
Informe os participantes previamente. Antes de gravar ou transcrever uma reunião, o responsável deve informar, de forma clara, que haverá gravação, transcrição automatizada, sumarização ou uso de Inteligência Artificial, indicando a finalidade do registro sempre que aplicável.
Use soluções institucionais ou homologadas. A transcrição de reuniões institucionais deve ser realizada por solução institucional ou por solução previamente homologada pela Unicamp.
Evite robôs e assistentes não homologados. O uso de bots, assistentes automáticos ou serviços externos não homologados para gravar, transcrever, resumir ou analisar reuniões institucionais é vedado. Essas soluções podem encaminhar conteúdos de reuniões para ambientes externos, com riscos à privacidade, à segurança da informação, à proteção de dados pessoais e à propriedade intelectual da Universidade.
Não utilize análise de sentimentos. É vedado o uso de funcionalidades destinadas a inferir emoções, opiniões, engajamento, comportamento ou perfil dos participantes de reuniões institucionais, salvo autorização formal específica da Universidade, observadas as restrições previstas na IN.
Armazene o conteúdo em ambiente institucional autorizado. Gravações, transcrições, resumos, atas e documentos derivados devem ser armazenados apenas em ambientes institucionais autorizados pela Unicamp, com controle de acesso e compartilhamento restrito às pessoas autorizadas.
Revise antes de usar. Transcrições e resumos automáticos podem conter erros, omissões ou interpretações inadequadas. Por isso, todo conteúdo gerado automaticamente deve passar por revisão humana antes de uso administrativo, publicação, encaminhamento ou arquivamento formal.
Como classificar a reunião?
Antes de habilitar a transcrição, o responsável deve avaliar a natureza da reunião:
Reuniões públicas ou abertas: podem utilizar solução institucional ou homologada, com aviso prévio aos participantes.
Reuniões administrativas ordinárias: podem utilizar solução institucional ou homologada, desde que observadas as regras de finalidade, acesso, armazenamento e revisão.
Reuniões restritas: exigem maior cautela, especialmente quando envolverem dados pessoais, documentos internos ou deliberações ainda não divulgadas.
Reuniões sensíveis ou sigilosas: a gravação ou transcrição deve ser excepcional e condicionada à avaliação prévia de necessidade, proporcionalidade e segurança, com cautelas reforçadas.
O que não deve ser feito?
Não utilize contas pessoais para gravar, transcrever, armazenar ou compartilhar reuniões institucionais.
Não habilite bots ou assistentes automáticos não homologados em reuniões da Unicamp.
Não envie gravações, áudios, vídeos, chats, documentos ou transcrições de reuniões institucionais para soluções que utilizem esses conteúdos para treinamento de IA, aperfeiçoamento de modelos, análise comportamental, publicidade ou outras finalidades não autorizadas.
Não compartilhe transcrições, gravações ou resumos em repositórios públicos, aplicativos não institucionais ou serviços sem garantias adequadas de privacidade e segurança.
Não trate transcrição automática como ata oficial sem validação humana.
Atenção para equipes locais de TIC
As equipes locais de TIC podem colaborar orientando usuários e organizadores de reuniões quanto ao uso de soluções institucionais ou homologadas, à restrição de bots não autorizados, ao armazenamento em ambientes institucionais e à proteção de dados pessoais e informações institucionais.
Demandas de uso recorrente de soluções de transcrição ou propostas de adoção de soluções ainda não homologadas devem ser submetidas à Detic, com informações sobre finalidade, fornecedor, categorias de dados tratados, política de privacidade, termos de uso, armazenamento, retenção, descarte, segurança e eventual transferência internacional de dados.
Quando houver riscos relevantes de segurança da informação, proteção de dados pessoais, tratamento massivo de informações institucionais ou impacto corporativo, a avaliação poderá envolver as instâncias institucionais competentes.
Em resumo
A transcrição automática pode apoiar o registro, a organização de informações, a elaboração de atas e o acompanhamento de encaminhamentos. No entanto, seu uso deve ser feito com transparência, segurança, revisão humana e respeito às normas institucionais.
Na dúvida, utilize apenas soluções institucionais ou homologadas e consulte as orientações da Detic.
